GTDで忙しいを克服しよう

「やらなければならないさまざまなことが、漠然と頭を専有し続けている。
これこそが、時間とエネルギーを最も消費しているものの正体だ」
by ケリー・グリーソン

｢すべてはこれ以上できないというレベルまで単純化する必要がある｣
by アルバート/アインシュタイン

GTD(Getting Things Done)とは

デビッド・アレン（David Allen）が提唱するワークフローの管理手法です。
5つのステップを週ベースで行うことでtodoを適切に行っていくことができます。

GTDと他システムの違い

終わっていないと感じる「100%」全てを、システムに登録管理することが他のシステムとの違い

• 大きなこと小さなこと
• 個人的なこと仕事のこと
• 緊急性のあることないこと

リラックスしながらも生産性を発揮するためのふたつ鍵

1. 求める結果を明確にし､次にとるべき具体的な行動を定義すること
2. 具体的な行動は定期的にレビューするためのリマインダーをシステムに組込むこと

他システムの誤りの例

やるべきことを単に羅列しただけで、実際に必要な作業を書いたものになっていない。
よって、曖昧で不完全なリストを並び替えることで整理を実現しようとしてしまうことになる。
時間や情報を管理したり、優先度をやりくりしたりすることではない。

× トップダウン … 長期目標からの細分化
→ 日々やらなければならないことに追われ、全体に目を向ける余裕がなくなる。
○ ボトムアップ … 日々のこまごまとした「やるべきこと」を整理しコントロール

やるべきことを管理するための基本原則

• GTDのレビューは週一で行う
• 「やるべきこと」を頭から追い出して心を澄み切った状態にすること
  →「求めている結果」がはっきりしてないことが「やりかけの仕事」が気になる理由である
• 「その場でどんな選択肢があるか」などと決して考えないこと
  →その場で考えつく選択肢だけでは､正しい優先順位で行動しているとは言えないためである

GTDのステップ

①収集

｢気になること｣を一箇所に収集する
取りこぼししないこと
収集箇所を｢inbox｣ と呼ぶ。
手帳でも付箋でも、テキストでもなんでもよい

②処理

「inbox」の中を振り分けする作業。閃いたメモのままでは､行動に移すことができない
それぞれの意味と何をすべきかを明らかにする

処理完了の条件について

1. 不要なものが処分される
2. 二分以内にできることが完了する
3. 人に任せられることが自分の手から離れる
4. 二分以上かかる行動のリマインダーが整理システムに組み込まれる
5. プロジェクトや責任を負っていることのうち､大きなものが認識できる

処理の指針

ひとつ残らず､処理を行いできるだけ早くinboxを空にすることが目的
全てを平等に扱うこと　→　放置されるものが必ず発生する。そのことを防ぐためである
一番上のものから処理を行うこと
緊急性を考えない こと
inboxに絶対に戻さないこと
1度に1件ずつ二分以内で行うこと

｢これは何か?すぐに実行する必要があるか？｣と自問する

NOの場合

3つのいずれか
｢ゴミ｣・・・現時点では無価値で､もう必要のないもの
｢保留｣・・・今やることではない。いつかやる必要があるもの
｢資料｣・・・あとで必要になるかもしれない情報

YESの場合

1 ｢どのような結果を求めているか｣
2 達成のために｢次にとるべき具体的な行動｣は何か?

｢次にとるべき具体的な行動｣はひとつか?

YESの場合　→　つぎへ
NOの場合　→　 ｢プロジェクト｣リストへ登録

2分以内で対応可能か?

YESの場合　→　今やる
NOの場合　→　つぎへ

｢自分で行動を起こすべき?｣

YESの場合　→　次へ
NOの場合　→　誰かに任せたほうがよいか検討→｢連絡待ち｣リストに登録

特定の日時に行うべきか?

YESの場合　→　｢カレンダー｣に登録
NOの場合　→　｢次にとるべき具体的な行動｣リストに登録

③整理

「inbox」の処理によって振分けられた結果をリスト化を行い整理する

｢資料｣　→　振分実施｢フォルダ｣｢ファイリング｣
｢保留｣　→　振分実施｢いつか/たぶんやる｣｢備忘録ファイル｣｢カレンダー｣
｢プロジェクトリスト｣
｢連絡待ち｣
｢カレンダー｣
｢次にとるべき具体的な行動｣リスト　→　 目に見える物理的な行動であること

｢プロジェクトリスト｣とは：

「求めるべき結果」への達成までに複数の行動が必要なものの集合体｡
次にとるべき行動を見渡せるようにすることが目的
行動の積み重ねによって､徐々に求める結果に近づき､
最終的に完了したとみなせるようになる｡
重要度や優先度を考える必要はない
定期的にレビューして次の行動を見極められればよい
プロジェクトそのものは実行できない

④レビュー

それらの行動の選択肢を｢レビュー｣する。
「週一で見直し」を実施する
この見直しによって､行動時に自信をもって正しい選択ができるようになる

⑤実行

選んだ行動を｢実行｣する。

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